最終講義について

最終講義は準備が非常に大変です。
秘書さん1人では負担になるのでお気をつけください。
最終講義をなさる先生は以下の流れを読み、準備段階（4番付近）で10万円を用意して
最終講義事務局担当者（秘書？）に渡すとスムーズです。

1、最終講義の日程を決めましょう。

決まり次第、事務室に連絡して講義室を予約しておきましょう。
祝賀会の場所もある程度絞っておきましょう。
人数によって会場選びが必要になるので複数個所ピックアップしてくださいね。

2、最終講義、祝賀会に招待する人をリストアップ←これは先生がリストアップ。

参加者リストはエクセルで作成がお勧めです。
お名前の読み仮名項目も作成しましょう。

3、最終講義専用のメールアドレスがあった方がいいです。

Saisyu_先生の名前＠等のアドレスを作成しましょう。
また、祝賀会にて参加費をいただくので、銀行口座も作成可能ならしましょう。

4、いよいよメールで周知します。

メールアドレスが分からない方には、往復はがきで連絡しましょう←はがき代
周知の際に、祝賀会の振込口座番号や名前を記載忘れずにしましょう。
また、はがきにはメールアドレス記載の欄もつけましょうね。
事前に振込をしていただく場合は、振込料は先方に負担していただきます。
また、当日まで振込OKだと確認がとれないため、3日前振込締切とかにしましょう。
もちろん、当日現地での現金支払いも受付しますので、おつり準備しましょう。

5、そろそろ先生は最終講義の資料作成をしてください。

印刷を業者さんに頼むので費用と時間がかかります。
キンコーズさんに来てもらうと楽ですね。
表紙の色素材もその場で確認できます。
資料冊子と祝賀会での御礼状の印刷をお願いしましょう。

6、正門と2号館正面に置く看板を依頼しましょう。

よく使われている看板屋さん→
看板設置許可を学内で申請して許可書をもらいましょう。
看板のフォントや文字の大きさ等の校正をしっかりしましょう。

7、メールの返信もそろそろたまってきた頃ですね。

いよいよリスト作成を本格的にしましょう。
リスト作成と共に、名札も作成しちゃいましょう←名札用紙購入。
祝賀会に参加される方全員に名札をしていただくことが多いです。
所属とお名前を書いて名札入れにいれましょう←名札入れ購入。
名札入れは首から下げるタイプがいいですね。
それを回収するBOXも準備しておきましょう、２つあるとスムーズです。

8、退官される先生へのプレゼントを考えましょう。

奥様も参加される場合は奥様にもプレゼントを。
また、お二人に花束と胸につけるお花も準備しましょうね。
よく使われているお花屋さん→
当日講義室にもお花を飾るのでそちらも依頼しましょう。
祝賀会に関しては会場でお花を準備してくれると思います。

9、講義室のプロジェクタとマイクの確認も忘れずに。

講師当日の受付の位置や受付人数の確認、お手伝いの依頼（受付は5名くらいが理想）テーブルを事務室で借りる予約をしましょう。
また、2号館の構造はとても難しいので、駅から2号館までの案内や、学内の案内図、案内看板等の設置をしましょう。
当日のカメラマン依頼もしておきましょう。

10、祝賀会会場ではしっかりと下見をしてレイアウトを考えましょう。

食事のグレードや量も考えながら予算と照らし合せ、会場の受付の位置や最後に御礼状と共に記念品をお渡しする場所も確認しましょう。
会場の看板についても、記載する言葉やフォント等しっかり確認しましょう。

11、当日のタクシーの手配。

講義終了後、退官なさる先生は祝賀会会場までタクシーで移動します。
スムーズな移動が出来るようにタクシーを予約しましょう。
もちろん、先生の上司に当たる方もタクシーになるので先生に確認しましょう。
黒いハイヤーで、早めに来てもらうのでタクシー誘導係りと先生誘導係り必須です。
最終講義当日にいらした方への祝賀会会場移動方法をお渡しするのを忘れずに。

12、祝賀会参加費の領収書作成も忘れずに。

口座に事前振込していただいた方の分は、順次領収書作成しましょう。

　　こんなイメージです。

13、参加者の方への記念品（祝賀会参加者のみ）はネットで注文した場合、素敵な持ち帰りようの手提げ袋を準備しましょう。

その中に御礼状と記念品を入れて、お帰りに渡します。
これはセットしておきたいですが、移動が大変になるので受取り場所とセット時期、会場への持込み方が非常に難しいのでしっかり考えましょう。

いよいよ当日・・・。

ここから先はまた追記しますので随時ご確認ください。

令和元年5月14日更新